30-08-2016 - Haal het optimale resultaat uit de ontwerper en uit uw ontwerpopdracht.

De ontwerpopdracht verloopt elke keer weer anders. Ook de aanpak van ontwerpers is steeds verschillend. Een grote onderneming werkt anders dan een kleine, een corporate designbureau duikt in de ondernemingsstrategie en een modeontwerper in het nachtleven, het probleem speelt een rol, en de creatieve oplossing ook. Dat maakt het vak zo boeiend en in alle facetten steeds weer onverwacht.

Wat u wel van een professioneel ontwerpbureau kunt verwachten is resultaat: Een ontwerp dat een belangrijke toegevoegde waarde levert aan uw bedrijf, merk, product of dienst. Om het optimale uit de ontwerper en de opdracht te halen, hebben we hieronder de ontwerpopdracht in een aantal fasen verdeeld en geven we per fase tips en suggesties. 

De briefing

In een goede selectieprocedure verstrekt de potentiële opdrachtgever de ontwerper(s) al een eerste opdrachtomschrijving. Het gesprek dat daarbij plaatsvindt is – ook in bestaande relaties waar een nieuwe opdracht wordt verstrekt – hét moment om samen met de ontwerper te overleggen of de briefing de kern van het probleem raakt, wat uw verwachtingen en doelstellingen zijn ten aanzien van het ontwerp, wat technisch en financieel haalbaar is. Idealiter komt uit deze gesprekken een definitieve omschrijving van de opdracht voort. Bij een bureauselectie is de input van de ontwerper in deze fase natuurlijk een goede manier om zijn werkwijze vast te beoordelen, en te kijken of het klikt. Nadeel is echter dat het vergelijken van verschillende bureaus moeilijker kan worden doordat de ontwerpopdrachten die aan de ontwerpers worden gesteld van elkaar kunnen gaan afwijken.

Een onderdeel waar u misschien niet direct aan zou denken, zijn de gebruiksrechten. De ontwerper heeft het auteursrecht op zijn ontwerpen. Normaal gesproken zal u een gebruiksrecht op het ontwerp krijgen. Het is belangrijk dat voor beide partijen duidelijk is wat dit gebruiksrecht precies inhoudt. Al bij het opstellen van de opdrachtformulering en de offerte moet dit daarom aan de orde komen.

De definitieve omschrijving van de ontwerpopdracht is niet alleen het startpunt voor het ontwikkelen van een ontwerpconcept, maar ook een middel om later de ontwerpvoorstellen te kunnen toetsen.

Het concept

De ontwerper gaat aan de hand van de briefing aan het werk. De eerste schetsen die worden gemaakt, zijn voorlopige voorstellen. De ontwerper legt ze aan u voor om te bekijken welk concept het beste aansluit bij uw wensen. De vorm van een ontwerpvoorstel kan variëren van eenvoudig tot complex: van ruwe schets tot een niet van echt te onderscheiden model. Welke vorm de presentatie in uw geval heeft, hangt af van de afspraken die u daarover heeft gemaakt. De ontwerper heeft meestal eigen presentatiemethoden, maar kan die aanpassen aan uw persoonlijke wensen en aan de tijd en het geld dat ter beschikking is. Ook een realistisch model is overigens nog altijd een voorstel en geen definitief ontwerp.

Het schetsontwerp kan vervolgens worden getoetst aan de omschrijving van de opdracht. Mogelijk zet u daar onderzoeksinstrumenten in om te testen of de verwachte effecten van het concept ook kunnen worden gerealiseerd, zoals bijvoorbeeld BNO DesignEffect (zie onder evaluatie). Maar u moet het voorstel ook gewoon 'mooi' vinden, passend bij de organisatie. Misschien zijn jullie beiden meteen tevreden. Het kan ook zijn dat uw enthousiasme is aangewakkerd, maar tegelijkertijd ook uw kritisch oog is geopend. Om precies aan te kunnen geven wat u eventueel anders zou willen, is het goed te bedenken wat er aangepast moet worden: het uitgangspunt, de vormgeving als geheel of mischien slechts een detail.

Na goedkeuring van het ontwerpvoorstel wordt dit uitgewerkt tot een definitief ontwerp. Het zal tot in alle details worden verfijnd.

Selectie

De bureauselectie wordt hier beschreven. De tips en suggesties in dat artikel stopten waar een 'vrijblijvende' kennismaking overgaat in een feitelijke opdracht. Vrijblijvend tussen haakjes, want wees er van bewust dat een ontwerper of bureau veel tijd, geld en energie steekt in zijn presentatie om een opdracht te verkrijgen. Bovendien is het resultaat – vaak een globaal strategisch voorstel om de ontwerpopdracht aan te pakken – de kern van wat een ontwerper eigenlijk heeft te bieden.

We kunnen niemand dwingen de bureauselectie op onze 'ideale' manier aan te pakken, om te betalen voor een pitch of om een beperkt aantal vooraf goed geselecteerde ontwerpers te laten meedingen. En we zijn zeker van mening dat een ontwerper ook het zijne moet investeren om zijn bedrijf draaiende te houden. Wat we kunnen doen is tips aanreiken om de selectieprocedure zo eerlijk en vooral efficient mogelijk te laten verlopen. Dat is juist ook in het voordeel van de opdrachtgever. Een aantal tips hebben we op voorgaande pagina's genoemd. Lees meer in de uitgave "Bureauselectie, Suggesties voor opdrachtgevers bij de keuze van een ontwerper" uit onze serie boekjes bestemd voor opdrachtgevers (klik hier).

We kunnen ook niemand dwingen in zee te gaan met een ontwerper die is aangesloten bij de BNO. Maar er zijn wel een aantal belangrijke argumenten vóór. Zoals de waarborg dat BNO-leden voldoen aan de door de vereniging gestelde normen inzake professionele vakuitoefening. In de praktijk betekent dit dat leden bijvoorbeeld moeten aantonen dat ze een door de BNO erkende HBO- of universitaire opleiding hebben afgerond. Als potentiële leden een dergelijke opleiding niet hebben genoten dan wordt toelating bepaald op basis van de kwaliteit van het werk. Daarnaast hebben BNO-leden zich verbonden aan een gedragscode. Daarbij vormen de algemene voorwaarden van de BNO een raamwerk voor heldere afspraken tussen opdrachtgever en ontwerper/bureau. Ontwerpers die aangesloten zijn bij de BNO gebruiken in principe onze algemene voorwaarden. In overleg kunnen uw eventuele inkoopvoorwaarden als opdrachtgever op elkaar worden afgestemd.

Productie

De ontwerper heeft – als er een goedgekeurd ontwerp ligt – een belangrijk deel van zijn taak volbracht. Het ontwerp kan echter, zoals het er nu ligt, nog niet uitgevoerd worden. Daarvoor maakt de ontwerper werktekeningen - tegenwoordig vaak in digitale vorm - zodat de uitvoerder precies weet wat er moet gebeuren. Vervolgens begeleidt hij of zij het gehele proces van realisatie.

Als opdrachtgever heeft u in dit stadium ook een controlerende functie. Het kan zijn dat de ontwerper of de uitvoerder u tijdens het productieproces om een akkoordverklaring vraagt. Fouten die in het laatste stadium ontdekt worden, kunnen onnodige kosten voorkomen.

Zorg er daarom voor dat één persoon in jouw organisatie op de hoogte is van alles wat met de ontwerp-opdracht te maken heeft. Het hele proces blijft het meest helder wanneer één persoon aanspreekpunt is voor vragen en opmerkingen, de gang van zaken regelt met de ontwerper, en planning, budget en verantwoordelijkheden in de gaten houdt.

Evaluatie

Er bestaan methoden om te beoordelen of een ontwerp uiteindelijk doet wat het moet doen. Dat begint bij het vaststellen van de doelen. Met behulp van het door ons ontwikkelde onderzoeksmodel BNO DesignEffect valt op kwantitatieve manier te meten wat daarvan wordt gerealiseerd. Het instrument is nu nog alleen geschikt voor communicatieontwerp, maar er wordt gewerkt aan een model dat de effecten van productontwerp en ruimtelijk ontwerp kan meten.

Naast designeffect zijn er diverse andere manieren om ontwerpen te beoordelen, van pre-testing tot monitoring, van groepsdiscussies tot schaptesten. In dit opzicht verschilt ontwerp niet veel van andere vormen van zakelijke creatieve dienstverlening zoals reclame of marketing. De meeste beschikbare onderzoeksmethoden zijn echter kwalitatief. BNO DesignEffect is het eerste instrument dat kwantitatief, flexibel en bovendien goedkoop onderzoek mogelijk maakt en de mogelijkheid biedt de onderzoeksresultaten te vergelijken met die van andere of concurrerende ontwerpen. 

Opdracht, Opdrachtgevers, Briefing