26-10-2011 - Hoe vind ik een goede boekhouder? En wat kan ik van hem verwachten?

Iedere ondernemer is verplicht een boekhouding en administratie bij te houden. Uiteraard kun je dit uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor, maar met de huidige mogelijkheden op internet zijn er tal van mogelijkheden om deze verplichting voor weinig geld of geheel gratis zelf te regelen. Zelf doen kost uiteraard tijd en het bijhouden kan met het oog op de administratieve ondernemersverplichtingen niet altijd worden uitgesteld. Zelf doen vraagt dus vooral om discipline.

Gratis online programma’s

Op internet zijn veel gratis open source programma’s voor boekhouding te vinden, zoals bijvoorbeeld OS Financials, Speedbalance en GNUcash, maar er zijn er meer. Ook erg handig zijn apps waarmee je bonnen en facturen kunt scannen met je smartphone en direct aan een bepaalde kostenplaats kunt toewijzen, zoals bijvoorbeeld Declaree of Wezp, maar ook hier zijn verschillende aanbieders. Informeer in je eigen professionele netwerk naar goede ervaringen en realiseer je dat de support bij gratis software vaak zeer beperkt is.

Betaalde online programma’s

Als zelf doen tegen een aanvaardbare vergoeding een optie is zijn er ook tal van mogelijkheden. Het komt er daarbij vaak op neer dat je zelf de boekingen invoert en daarnaast gebruik kunt maken van aanverwante faciliteiten zoals urenregistratie, facturatie en debiteuren beheer. De kosten beginnen bij ca 10 euro per maand en lopen op naarmate van meer mogelijkheden gebruik wordt gemaakt. Betaalde programma’s beschikken meestal over een helpdesk, wat aan te raden is als de administratie complexer wordt. Ook hierbij geldt dat informeren naar goede ervaringen in je eigen professionele netwerk de beste manier is om te kiezen.

Uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor

De BNO heeft geen database met geschikte boekhouders en accountants. Mocht je er toch voor kiezen dit onderdeel van je ontwerppraktijk uit te besteden aan een professional, informeer dan ook bij collega ontwerpers naar goede ervaringen. Bedenk ook dat het handig is als jouw boekhouder in dezelfde stad of regio is gevestigd als jij. Dat maakt het gemakkelijker om periodiek een gesprek te plannen en/of last minute nog wat stukken langs te brengen. Vraag vooraf altijd om een inzicht in de kosten en de overige condities voor de dienstverlening. Goede referenties van bestaande klanten geven extra zekerheid.

In het aanbod van een boekhouder moeten tenminste de volgende zaken voorkomen:

  • opstellen jaarstukken
  • aangifte Inkomstenbelasting
  • verwerken administratie in boekhouding
  • vraagstukken BTW (eventueel aangevuld met aangifte BTW)
  • motivatie
  • prijsstelling
  • serviceniveau
  • transparantie

Stuur of mail een aantal aanbieders van deze dienst. Op basis van de reacties die je terugkrijgt kun je met een paar gegadigden gaan praten. Maak je keuze op basis van de meest gunstige combinatie van prijs en kwaliteit van de dienstverlening en de klik!

Belangrijk: als je besluit de administratie bij een boekhouder of administratiekantoor onder te brengen, beding dan tevoren dat je administratie jouw eigendom blijft waarover je op elk gewenst moment kan beschikken. En ga niet direct lange termijn verbintenissen aan.

FAQ, Zakelijk, Boekhouder